Синхронизация Электронных таблиц

для Microsoft Excel 95/97/2000
Версия 1.0

Руководство пользователя

Уведомление об авторском праве

• Ни один из разделов этого руководства не может быть воспроизведен в любой форме без письменного согласия производителя.

• Microsoft, Windows, Windows NT и Excel являются зарегистрированными торговыми марками "Microsoft Corporation" в США и других странах.
• Все иные товары и названия компаний, упомянутые в этом руководстве, могут являться торговыми марками соответствующих владельцев.
• Данные с этого устройства можно загрузить в персональный компьютер для хранения на жестком диске, дискете или иных носителях. Сделайте несколько копий всех важных данных для защиты от случайной потери.
• Содержание этого руководства может быть изменено без уведомления.

Как обращаться с компакт-диском

• Никогда не воспроизводите компакт -диск на аудио плеере, это может привести к повреждению наушников или динамика в том случае, если установлена слишком сильная громкость.
• Храните компакт-диск в месте, защищенном от прямых солнечных лучей и экстремальных температур.
• Оберегайте поверхность диска от трещин, царапин, пыли и грязи.
• Не выключайте дисковод и не вынимайте компакт-диск после того как компьютер начал считывать с него информацию.

Глава 1 - Общее ознакомление

Введение.

В вашем распоряжении находится программа, обеспечивающая синхронизацию таблиц между записной книжкой Casio PV и Microsoft Excel 95/97/2000.

Документация "Электронных таблиц" состоит из инструкции по выполнению операций и системы подсказок. Инструкция по выполнению операций служит введением в основные функции электронных таблиц.

Список символов

Обратите внимание на следующие условные обозначения, используемые в инструкции по выполнению операций:

[ ] Клавиши программы синхронизации электронных таблиц

< > Клавиши или комбинации клавиш на вашем персональном компьютере, например, <Alt D> <N> означает: нажмите <Alt> и <D> одновременно и далее <N>.

" " Имя файла на жестком или гибком диске.

' ' Меню или стока меню, которая может быть выбрана на вашем ПК.


Минимальные требования к системе.

Для того чтобы запустить Синхронизацию Электронных таблиц, Вам необходима система следующей конфигурации:

• Персональный компьютер с процессором не ниже 486 (DX) для Windows 98, 95 или NT Workstation 4.0 или с процессором Pentium c частотой 133 МГц и выше для Windows 2000.
• Память 64 мБ RAM для Windows 2000, 16 мБ RAM для Windows 98 или NT Workstation 4.0 и 8 мБ RAM для Windows 95.
• Microsoft Windows 2000, Windows 98, 95 или NT Workstation 4.0 (Service Pack 3 или более поздний)
• Microsoft Excel 2000, Excel 97 или Excel 95.
• Дисковод компакт-дисков для инсталляции программы.

Глава 2 - работа с электронными таблицами

2.1. Инсталляция программы

Запустите Windows и вставьте CD-ROM в дисковод. Войдите в меню "Start" и выберите "Run". Выведите в диалоговую рамку файл d:\pss\setap.exe , как показано ниже и щелкните мышкой ОК.


Если CD-ROM обозначается другой буквой, введите ее вместо d. Если инсталляционная программа, находится не на компакт-диске, а на каком-либо другом носителе информации, для того чтобы запустить эту программу, введите путь целиком (например, c:\download\setup.exe).

Далее следуйте подсказкам, выводящимся на экран программой инсталляции.

Пожалуйста, обратите внимание:

Инсталляция программы синхронизации электронных таблиц включает в себя вставку в меню Microsoft Excel строки 'Casio'.

Однако, Вы можете предотвратить это, выключив контрольный бокс, который появится во время инсталляции (см. раздел 3). Вы можете также решить, надо ли инсталлировать быстрый доступ к синхронизации в меню задач (см. раздел 4).

2.2. Запуск программы

Когда инсталляция программы успешно завершится, на рабочей панели появится иконка Электронных таблиц. Двойной щелчок мыши по иконке откроет окно синхронизации Электронных таблиц. Электронные таблицы добавятся к Windows Explorer и с ними можно будет работать аналогично.

Пока Каналы связи не доступны и окно Электронных таблиц пустое.

Функции Электронных таблиц вызываются через панель меню или с помощью иконок на панели инструментов. Ниже панели инструментов находится окно, показывающее созданные Вами Каналы связи.

Теперь Вы можете создать Канал связи синхронизации, посредством которого осуществляется связь между файлами Excel и PV. Выберите желаемый файл Excel с Вашего компьютера и перетащите его мышкой в окно электронных таблиц. Таким образом Вы создадите Канал связи, носящий имя вашего Excel файла.



Внимание:

Имя Канала связи должно иметь не более 32 символов в длину. Кроме того, программа синхронизации Электронных таблиц работает только с теми символами, которые также есть в записной книжке PV.

Все имена файлов должны быть записаны латинскими буквами. Файлы, названные по-русски не синхронизируются.

Вы можете не только перенести файл Excel в окно синхронизации электронных таблиц, но также и Канал связи в файл Excel.

Копируя несколько файлов Excel в окно электронных таблиц одновременно, Вы можете создать несколько Каналов связи.

Создав Канал связи, обязательно установите опции синхронизации между файлами PV и Excel.

PV может работать с файлами, состоящими не более, чем из одной таблицы. Так как файл Excel может содержать несколько таблиц, Вам необходимо обозначить, какая таблица будет синхронизироваться с PV файлом. Появившееся окно диалога позволит Вам быстро выбрать желаемую таблицу.


Также Вы можете выбрать, должна ли синхронизация таблиц осуществляться полностью, или только в PV. Если вы выбрали полную синхронизацию, измените порядок, при котором осуществляется передача от файла Excel к PV и наоборот. Этот порядок устанавливается по умолчанию.

С другой стороны, если Вы выберите опцию [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV), то будет осуществляться только пересылка изменений, сделанных в файле Excel. Если изменения были сделаны в таблице PV, они будут утеряны. Изменения, сделанные в PV не будут пересылаться в Excel. Помните, что выбрав опцию [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV), Вы не сможете потом блокировать ее для Канала связи.

Если Вы используете [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV), программа синхронизации может лучше адаптировать таблицы. Если, например, ячейка в таблице использует функции Microsoft Excel, которые нельзя выполнить в PV, тогда эта строка может быть замещена результатом вычисления формулы. Это было бы не возможно при использовании полной синхронизации.

Вы можете узнать по виду иконки Канала связи, синхронизирован он полностью, или выбрана опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV).

Иконка полностью синхронизированного Канала связи

Иконка Канала связи с выбранной опцией [Update Table in Casio Pocket Viewer only]
(Обновить таблицу только в PV)

Канал связи с определенными установками синхронизации также может быть снова удален. Однако, обратите внимание, что Вы удаляете именно Канал связи, а не файл Excel и не файл PV.

2.3. Установки синхронизации

Перед тем как впервые запустить синхронизацию, рекомендуется сделать требуемые установки. Вызовите опцию Setting из меню Casio.

Внимание:

Любые установки, которые сделаны через эту команду, далее в процессе синхронизации будут выполняться автоматически, без дальнейших запросов.

Save (Запись в Память)

Выбор директории, в которую Вы хотите записать PV файл, который только что был перенесен в Ваш компьютер. Если поле [Automatically save new files] (автоматическое сохранение нового файла) отмечено, новый файл запишется в определенную директорию без дальнейших вопросов. В противном случае Вы должны сами выбирать определенную директорию для каждого нового файла.


Transfer setting (Установки перемещения)

Вызовите этот раздел меню для определения установок файлов, перемещаемых между PV и компьютером. Выберите порт в строке [Serial port] , к которому подсоединен кабель PV. В строке [Maximum Speed] (максимальная скорость) установите скорость перемещения.



Conflict solution (разрешение противоречий)

Вызовите этот раздел меню для определения метода решения противоречий, которые могут возникнуть между файлом его модификацией во время синхронизации. Такой конфликт будет происходить каждый раз, когда данные будут изменяться с обеих сторон между двумя запусками синхронизации или каждый раз, когда данные будут удалены только на одной из сторон.



Выберите [Append] (присоединить новые записи), если в случае конфликта, Вы хотите присоединить новые записи к соответствующему файлу в месте назначения.

Выберите [Casio has priority], (приоритет Casio) если Вы хотите предоставить приоритет электронным таблицам из PV, так, чтобы в случае конфликта, передаваемый файл в вашем компьютере был заменен электронной таблицей из PV.

Выберите [Microsoft Excel has priority] (приоритет Excel), если Вы хотите предоставить приоритет файлу Excel вашего компьютера, так, чтобы в случае конфликта передаваемая электронная таблица будет заменена на файл Excel с Вашего компьютера.

Выберите [Confirm deletion of items] (подтвердить удаление элемента данных) если Вы хотите, чтобы после удаления Канала связи или соответствующего файла Excel, электронная таблица в PV удалялась, только после представления запроса. Если Вы разрешили эту опция и удалили таблица в PV, знак вопроса также появится перед удалением Канала связи в программе синхронизации электронных таблиц. Обратите внимание, что файл Excel никогда не удаляется программой синхронизации электронных таблиц.

Опции

Этот раздел меню позволяет Вам установить определенную опцию для конвертирования содержимого ячеек во время синхронизации. Однако, мы не рекомендуем изменять опцию, установленную по умолчанию.

Если для Канала связи была установлена опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV), то среди других характеристик этого способа пересылки, действует следующее правило: все ячейки с формулами, не поддерживаемыми Casio PV, заменяются так, как Вы определите с помощью этого раздела меню. Если формула не поддерживается PV и Вы хотите заменить эту формулу на результат ее выполнения в Excel, выберите [Replace Formula with Result] (Замена формулы на результат). До тех пор, пока Вы не производите изменений в таблице PV, эти результаты будут доступны Вам так же, как в Microsoft Excel. Альтернативный вариант, это выбор опции [Replace Formula with #INVALID] (замена формулы на #INVALID) , при этом все "недействительные" ячейки в PV помечаются и Вы сможете найти их очень просто - например, для того чтобы отредактировать.


2.4. Запуск синхронизации
Вызовите команду 'Synchronize' (синхронизировать) из меню 'Casio' и щелкните мышкой в значок на панели инструментов. Во время синхронизации на экране будет представлена линия индикации процента выполнения задания.



Внимание:
Имеющаяся в Вашем распоряжении программа может выполнить синхронизацию файлов Excel не более чем c одной записной книжкой Casio. Если вы присоедините другое устройство, программа настроится на синхронизацию с новым соединением. В таком случае все таблицы Excel, окажутся присланными из программы "Синхронизации электронных таблиц" в PV и наоборот.

Глава 3. - Добавления к Microsoft Excel

При инсталляции программы синхронизации Электронных Таблиц в Microsoft Excel вставляется меню под названием 'Casio', позволяющее Вам выбирать подходящие опции. Это меню поможет Вам создать и настроить Каналы связи с файлами PV непосредственно из Microsoft Excel. Просто вызовите из этого меню раздел 'New Link' (новый Канал связи). Как только затем Вы войдете в Электронные таблицы с панели Windows, Вы увидите в программном окне новый Канал связи.

Пожалуйста, обратите внимание:

Перед тем, как создавать новый Канал связи, Вы должны, по крайней мере один раз, сохранить файл Excel. Программа синхронизации электронных таблиц может создать Канал связи, только если файл как-то назван.

Глава 4 - Быстрый доступ через меню задач

При инсталляции программы синхронизации Электронных таблиц создается также быстрый доступ к ней через меню задач. Двойной щелчок мышки по иконке Электронных таблиц автоматически запускает синхронизацию. Функция быстрого доступа будет загружаться каждый раз, когда Вы запускаете Windows. Однако, Вы можете отменить эту функцию: все, что Вы должны для этого сделать - это щелкнуть правой кнопкой мышки по иконке PV и настроить ее по своему желанию.

Глава 5 - Часто возникающие вопросы

5.1. Инсталляция
Вопрос: Когда я инсталлирую программу синхронизации Электронных таблиц, появляется надпись о необходимости прав администратора. Однако, программа все-таки работает.
Ответ: Некоторые системы могут требовать "прав администратора". Если программа правильно работает в Вашей системе, несмотря на это сообщение (то есть Вы можете ее со своей рабочей панели), тогда инсталляция прошла успешно.

Вопрос: Я инсталлировал программу синхронизации Электронных таблиц, но не могу найти ее на панели.
Ответ: После инсталляции в некоторых системах может потребоваться щелчок мышкой на свободном пространстве панели с последующим нажатием клавиши F5. Альтернативный вариант - перезапуск компьютера. После этого программа обязательно появится.

Вопрос: Картинки, изображающие экран окна Электронных таблиц в руководстве отличаются от фактического изображения на компьютере.
Ответ: Так как Электронные таблицы добавляются в Microsoft Windows Explorer, экран может выглядеть по-разному в соответствии с версией Вашей операционной системы. В некоторых системах на изображение влияет версия Microsoft internet Explorer. Однако, это не оказывает влияния на функции синхронизации Электронных таблиц. Вы можете использовать все функции программы, независимо от операционной системы Вашего компьютера.

5.2. Каналы связи
Вопрос: У меня Microsoft Excel с несколькими рабочими страницами. Однако, каждый раз, когда я пытаюсь создать второй Канал связи с другой рабочей страницей в том же файле, я получаю сообщение об ошибке.
Ответ: Каждый файл Excel может быть использован для Канала связи не более одного раза, независимо от количества содержащихся в нем рабочих страниц. Однако, Вы можете также производить изменения в желаемых рабочих страницах после создания Канала связи, отобразив окно свойств Канала связи.

Вопрос: Каждый раз, когда я создаю новый Канала связи с Microsoft Excel файлом, программа представляет список рабочих страниц для меня с возможностью выбора.
Ответ: Каждый файл Excel может содержать более одной рабочей страницы. Программа обеспечивает синхронизацию с одной из этих рабочих страниц, которую Вы можете выбрать. Просто щелкните мышкой по желаемой рабочей странице.
Если Вы не используете другие рабочие страницы в файле Excel или если Вы точно не знаете, как их использовать, просто выберите первую рабочую страницу. Это, фактически, установка по умолчанию.

Вопрос: Почему я не могу отключить опцию [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV) , после того как ранее включил ее?
Ответ: Если эта опция однажды была включена, программа будет производить изменения в таблицах для PV. Если это - изменения, включенные в повторно пересылаемый в Microsoft Excel, большая часть этих данных будет потеряна. Вот почему эту опцию нельзя отключить. Для того чтобы разрешить полную синхронизацию таблиц, просто удалите этот Канал связи и создайте новый.

5.3. Синхронизация
Вопрос: Синхронизация Электронных таблиц не работает.
Ответ: Вы должны проконтролировать следующие моменты:

• Подключен ли правильно кабель? Также обратите внимание, правильно ли выбран порт (см. раздел 2.3., Установки Синхронизации). Некоторые системы ненадежно работают при высоком проценте пересылок. Если это так, уменьшите количество пересылок (см. раздел 2.3., Установки Синхронизации).
• Для того чтобы запустить синхронизацию, перейдите к Электронным таблицам из меню 'Casio' и выберите 'Synchronize' (Синхронизация), или щелкните мышкой в нужную иконку панели инструментов. Кнопка [Start] на блоке обмена PV не имеет каких-либо функций в программе синхронизации Электронных таблиц.
• Помните, что для того чтобы синхронизировать таблицы Microsoft Excel, Вы вначале должны протащить мышкой желаемый файл в окно Windows. Альтернативный вариант - это использование расширения к Microsoft Excel, если оно установлено.
• Проследите, чтобы таблицы Microsoft Excel, которые Вы собираетесь синхронизировать, не были открыты в Excel или любой другой программе во время процесса синхронизации.
• Обратите внимание, что Casio PV должна содержать область Электронных таблиц. Электронные таблицы могут быть использованы только в комбинации с моделью PV, содержащей эту область. Если Ваша PV содержит область расширения, Вы можете также загрузить Электронные таблицы из интернета и инсталлировать их в PV позже. Более подробно об этом можно прочитать в руководстве на PV.

Вопрос: Что сделают Электронные таблицы, если и таблицы Microsoft Excel и таблицы PV претерпят изменения в последнюю синхронизацию при том, что в качестве опции разрешения конфликта будет выбрано [Append] (присоединить новые записи).
Ответ: В этом случае оба изменения сохранятся так, что файл Microsoft Excel копируется, а новая таблица PV автоматически привязывается к копии. Изменения в модифицированной таблице PV синхронизируются снова с исходной таблицей Microsoft Excel.
Электронные таблицы создают новое имя для копии файла Microsoft Excel добавлением цифры к исходному имени файла: "Name", например, превратится в "Name 1".

Вопрос: Что сделает программа синхронизации Электронных таблиц, если какая-либо из таблиц Microsoft Excel или PV будут удалены во время синхронизации?
Ответ: Если какие-либо таблицы, вовлеченные в синхронизацию уничтожились, тогда как другая таблица продолжает существовать, имеет место конфликт синхронизации (см. раздел 2.3., Установки синхронизации). В зависимости от Вашей установки для [Confirm deletion of item] (Подтвердить удаление записи), Электронные таблицы будут удалять Канал связи или таблицу PV автоматически или с дополнительным запросом.
Такая же процедура применяется, при неполной синхронизации Канала связи, другими словами, если была выбрана опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV).

Вопрос: Какие изменения я могу сделать в таблице PV, если для Канала связи выбрана опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV)?
Ответ: Вы можете делать любые изменения в таблицах PV. Однако, если Вы сделаете изменения в Microsoft Excel, то это приведет к обновлению таблицы PV во время следующей синхронизации, и все изменения, которые Вы сделали, будут перезаписаны.
Если Вы удаляете таблицу в PV, то Канал связи удаляется из программы синхронизации Электронных таблиц. Однако, Microsoft Excel файл продолжает быть доступным.

Вопрос: Некоторые ячейки в моей таблице Microsoft Excel не пересылаются в PV.
Ответ: Программа синхронизации Электронных таблиц может пересылать ячейки только из тех координат, которые поддерживаются PV. Эта область включает в себя ячейки от A1 до Z999. Кроме того, PV позволяет работать с таблицами только определенного размера. Как только таблица достигнет максимального размера, программа синхронизации Электронных таблиц начинает игнорировать все следующие ячейки из файлов Excel.

Вопрос: Некоторые ячейки из моей таблицы Microsoft Excel, которые были форматированы в PV, не совпадают с исходными.
Ответ: Программа синхронизации электронных таблиц может пересылать только ту информацию о форматировании, которая поддерживается PV. Следовательно, если используемые форматы не доступны в PV, то они удалятся после пересылки, или отобразятся слегка видоизмененными.

Вопрос: При каких условиях программа синхронизации Электронных таблиц рассматривает ячейку в качестве "недействительной" для PV? Что делает программа в таких случаях?
Ответ: Программа синхронизации Электронных таблиц рассматривает ячейки как "недействительные", если в них вставлены формулы, которые не опознаются PV, если они содержат формулы длиной более 256 символов или если они обращаются к ячейкам, в области, которая не поддерживается PV, так как работа с такими ячейками приведет к сообщению об ошибке. Если для Канала связи выбрана опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV), то содержимое каждой ячейки будет переслано в PV как результат выполнения формул или как сообщение об ошибке, в зависимости от Вашего желания.
Если для Канала связи опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV) отключена, то "неправильные" формулы будут пересланы в PV так, как они есть. Если изменения, сделанные в таблице PV стало необходимо преобразовать обратно в Excel, то программа синхронизации Электронных таблиц может перезаписать формулу в Excel.

Вопрос: Какие функции, используемые в формулах и принимающиеся программой синхронизации Электронных таблиц, пересылаются в PV без каких-либо изменений, даже если выбрана опция [Update Table in Casio Pocket Viewer only] (Обновить таблицу только в PV)?
Ответ: Программа синхронизации Электронных таблиц распознает следующие функции, поддерживаемые Casio PV: ABS (), AVERAGE (), COUNT (), COUNTA (), EVEN (), INT (), MAX (), MIN (), MOD (), ODD (), ROUND (), SQRT (), и SUM ().

Вопрос: После запуска программы синхронизации Электронных таблиц проходит длительное время перед началом пересылки данных в PV.
Ответ: На время, требуемое для преобразования данных, могут влиять размер таблицы и характеристики Вашего компьютера. Это происходит потому, что большое количество данных Excel нуждается в запросах и преобразованиях.